Google には利用目的や組織体制に合わせたアカウントが用意されています。
Google が提供する Gmail / Google ドキュメント / Google カレンダー / Google Meet / Google ドライブ などはGoogle のアカウントを作成することで利用することができます。
そのため、無料のGoogle アカウントと Google Workspace では「何が違うのか」「お金を払ってまで Google Workspace を利用する必要性は？」という疑問がある思います。
今回は、無料の Google アカウント と有償の Google Workspace では何が違うのかをご紹介します。
Google のアカウントの違い
Google には用途に合わせたアカウントが用意されており、それぞれのアカウントの目的別に設定がカスタマイズされています。
ここでは「Google アカウント」と「Google Workspace」について説明します。
Google アカウント
Google アカウント は誰にでも無料で作成できる個人向けユーザー アカウントです。アカウントは Gmail のメールアドレスとパスワードで構成され、ユーザー情報は Google プロフィールが紐付けられています。そのため、一部のサイトでは Gmail アカウント と表記されているばあいがあります。
Google Workspace
Google Workspace は、上記のGoogle アカウントと同じですが、Google 管理コンソール / 共有カレンダー / Google ドライブの管理 など Google アカウントには含まれていない高度なツールが含まれているビジネス向けのサービスです。設計は法人向けととなっているため、組織での運用に最適化されています。
また、違う点は Google Workspace は有償のサービスで利用するにはドメインが必要になります。
2020年10月にG Suite から Google Workspace へと名称が変更になりました。そのため、一部のサイトでは G Suite と表記されています。
*Google Workspace はビジネス向けですが個人でも使用できます。
主な相違点
個人向けの Google アカウントとビジネス向け Google Workspace の違いについてをリスト化しました。
どちらも Google ツールを利用できますが個人向けとビジネス向けでは利用用途が異なるため、管理方法に大きな違いがあります。
| Google アカウント | Google Workspace | |
|---|---|---|
| 料金 | 無料 | 有償 |
| 用途 | 個人で使用 | 企業で管理 |
| ドメイン | @gmai.com | 独自ドメイン |
| 保存容量 | 15 GB | 30 GB 〜 無制限 |
| 所有権 | 個人 | 企業 |
| ファイルの管理 | ユーザー | 企業 |
| セキュリティ管理・監視 | なし | あり |
| 保証稼働率 (SLA) | なし | 99.9 % |
| サポート体制 | Web でのFAQ | 24時間 365日のサポート、電話対応。 |
| Google ツール への作成/アクセス （ドキュメント / スプレッドシート / スライド etc） | 可能 | 可能 |
| 高度な管理機能 （Microsoft Outlook との相互運用 / SSO / ユーザー アカウントの詳細な管理機能 etc） | 不可能 | 可能 |
| つまりは | 個人向けアカウント | ビジネス向けアカウント |
Google Workspace 公式の説明では次のように記載されています。
Google Workspace と Google の無料アプリケーションでは何が違うのですか？
Google Workspace では、一般ユーザー向けの無料アプリケーションには含まれていないビジネス向けのサービスを多数ご利用いただけます。たとえば、独自ドメイン（@[会社名]）のビジネス用メール、Gmail とドライブで利用できる容量 2 倍のクラウド ストレージ、電話とメールによる 24 時間 365 日のサポート、ビジネス用メールの 99.9% の稼働率保証、Microsoft Outlook との相互運用、2 段階認証プロセスや SSO といった高度なセキュリティ機能、ユーザー アカウントの詳細な管理機能などが提供されています。
Google Workspace を検討する際のよくある質問 から引用
個人向け、ビジネス向けでの利用シーン
個人用の Google アカウント は無料で利用できますが、ビジネス用の Google Workspace は有償です。
Google Workspace には Google アカウントにはない高度な管理機能を備わっています。
ビジネス向けに設計されているので次のメリットがあります。
- セキュリティ対策が強化される
- ファイル共有権限を自由に設定ができる
- グループでの情報やファイルを共有できる
- データの引き継ぎが簡単にできる
- アプリケーション毎に管理ができる
- 24時間365日サポートが受けられる
ファイル共有権限を自由に設定できる
個人用 Google アカウントにはチームメンバーを管理する機能はなく、ファイル共有も個人に限定されています。
例えば、
個人用の Google アカウントが他のユーザーにファイルを共有したい場合、各のファイルのアクセス権を 1つずつ設定する必要があります。その場合、4人チームになると共有するファイルに他のメンバーを 4回入力する必要があります。
Google Workspace には組織で運用を前提とした設計になっているため、公開範囲を組織にするだけで組織のユーザーに共有することができます。
つまり、企業が大きくなればなるほどチームでの共有運用は複雑になるということです。
グループでの情報やファイルを共有できる
組織やチームでの予定やファイルを複数のユーザーで予定を共有するのは一般的です。
Google アカウントではユーザー 1人 1人を追加する必要があり、新しい予定やファイル毎に同じ繰り返しをしなければなりません。
Google Workspace では Google グループ を作成し、そのグループを入力すればグループに含まれるユーザーを Google カレンダーや Google ドライブ で利用することができます。
Google グループはチームやプロジェクトごとに作成すると色々な用途で利用できるので便利な機能です。
データの引き継ぎが簡単にできる
個人用のGoogle アカウントをビジネスで使用するとチームワークに不都合が出てしまいます。 なぜならば、メールデータやファイルは個人での管理となり、不チームへの引き継ぎできないやファイル情報が外部流出になりやすいからです。
ビジネス用である Google Workspace では、すべてのクラウド ファイルへのアクセスをデフォルトで全社に共通化することができます。また、退職したユーザーのファイル データを簡単に引き継ぐことができます。
まとめ
Google アカウントは個人向けのアカウント、Google Workspace はビジネス向けのアカウントで、利用目的と活用方法がご理解いただけたと思います。
Google Workspace は有償のビジネス向けですが、無料の Google アカウントはチームでの管理ができないので、ビジネスで利用するならどちらのアカウントを導入すべきかは明白です。会社の環境や要件を整理して、Google Workspace の中から最適なプランを選ぶだけです。
無料は確かに魅力ですが、キュリティのことを心配せずにオンライン上での共同作業が効率よく進めるには Google Workspace 以外の選択肢はないといえるでしょう。
