Google カレンダー

Google カレンダーで日程調整する「予約スケジュール」

予約スケジュールについて

[Google Workspace] Google カレンダーの予約スケジュール機能

予約スケジュール は、Google カレンダー上で日程調整できる機能です。
作成された予約スケジュールの共有リンクから事前に決められた時間枠の中から予約登録を行うことができ、組織内部または外部の関係者との打ち合わせの日時調整や店舗での予約システムとしても利用することができます。

2021年 6月に Google Workspace Individual のみ利用可能でしたが 2022年 4月から Google Workspace Business Standard 以上でも利用可能になりました。

予約作成者は Google Worlspace ユーザーしか利用できませんが、予約をする側は無料の Google アカウント(@gmail)ユーザーでなくても予約することが可能です。

対象エディション

利用できるエディションは以下になります。

  • Google Workspace
    • Business Standard
    • Business Plus
    • Enterprise Standard
    • Enterprise Plus
  • Google Workspace for Education
    • Education Fundamentals
    • Education Standard
    • Education Plus
    • Teaching and Learning Upgrade
  • Google for Nonprofits
    • Nonprofits

予約スケジュールの設定

作成者

予約スケジュールを作成するには Google Workspace Business Standard 以上のエディションが必要になります。
作成した予約スケジュールは社外の方や Google アカウント (@gmail.com) ユーザーでも予約することができます。

[Google Workspace] Google カレンダーの予約スケジュールを作成する
  1. 左サイドバーの [+ 作成] から [予約スケジュール] を選択します。
  2. 予約のタイトルを入力し、予約枠の時間 等を設定して [次へ] をタップします
  3. 場所と会議、予約フォーム 等を設定し [保存] をタップします。
  4. 相手に予約ページの URL を共有します。

予約をする側

予約するユーザーは Google アカウントは必須でありません。
予約ページ URL を知っていれば誰でもアクセス/予約することができますが、氏名、メールアドレスは予約の必須項目になります。

[Google Workspace] 予約スケジュールで予約する
  1. 予約ページの URL を受け取り、アクセスします。
  2. 希望する日時を選択します。
  3. 相手に伝える連絡先の情報を入力し、[予約] をタップします。

予約が完了すると予約ページ 作成者と予約したユーザーに予約完了メールが届きます。また、双方の Google カレンダーに作成者/予約者の名前やメールアドレス などが自動的に反映されます。

注意点/設定項目

[Google カレンダー] 予約スケジュールの設定項目

スケジュールのタイトル

予約スケジュールのタイトルは、予約をする相手に表示される名称になります。

予定枠の時間

1つの予約時間枠に対して 1名の予約しか入ることができません。同じ時間枠に 複数人からの予約することができません。

予約受付期間

開始日または終了日を設定することで、予約スケジュールの期間を設定することができます。

臨時の予約枠の時間

特定の日時を「予約不可」や「予約できる時間枠」を設定することができます。

予約済みの予定枠の設定

「準備時間」を設定することで予約枠の時間の間にバッファ (余裕) を設けることができます。
また、「1日あたりの予約件数の上限」を設定することで、1日で予約できる上限数を制限することができます。

[Google カレンダー] 予約スケジュールの設定項目

予約ページの写真と名前

予約スケジュールの作成者の名前が予約ページで表示されます。
Google アカウントと紐付いているため、予約ページのみの名前を作成することはできません。

場所と会議

1つの予約スケジュールに対して 1つしか設定できません。曜日/時間 別で会議方法を分けることができませんが、[なし /後で指定] を使って個別で会議方法を設定することができます。

予約フォーム

予約する人の情報を指定することできます。
氏名、メールアドレスは必須項目ですが、電話番号 / カスタム項目をオプション項目として作成することができます。また、オプション項目を必須項目にすることもできます。

予約の確認とリマインダー

予約した方のメールアドレスにリマインダー メールが送信することができます。

※ プッシュ通知を利用することができません。

ユースケース

予約スケジュール機能は、日程候補から希望する日時を予約する日程調整/管理 機能です。
ビジネスだと社内外での打ち合わせ、採用説明会、1on1 (面接会) などで活躍します。
小規模なレストランであれば予約システムとして利用することができますが、同じ時間枠で複数人の予約不可やリクエストをすることができないため、活躍が限定することになります。

参照記事